Compte rendu réunion de bureau n°1 (07/03/2012)

Réunion du bureau N°1
Du 07/03/2012

Etaient présents à la réunion :
CAILLARD David (président)
SEVRIN Jean-Christophe (vice-président)
CAILLARD Valérie (secrétaire)
SCOMPARIN Vanessa (secrétaire adjointe)
PROFIT Kirstie (trésorière)

Ordre du jour de la réunion:
1.    Organisation du tournoi vétéran du 05/05/2012.
2.    Préparation du 2e tournoi interne (déguisé) du 26/04/2012.
3.    Vente des polos & tee-shirts.
4.    Passation des comptes à Kirstie PROFIT.
5.    Points divers.

1.    ORGANISATION DU TOURNOI VETERAN DU 05/05/2012 :
Un e-mail sera envoyé à tous les adhérents pour déterminer la participation de chacun à l’organisation de ce tournoi. De ceci découlera une afin de répartir les rôles  pour la préparation, et déterminer les moyens à mettre en place (tables, chaises, détail du repas, barbecue…)
Le président va reprendre contact avec le club de Muret pour valider ce que prend en charge chacun des 2 clubs pour cette organisation.
Le club de Cornebarrieu nous a communiqué la liste et le montant de chaque produit acheté pour un tournoi similaire organisé l’an dernier, afin de nous donner une idée de ce qu’il nous  faudrait prévoir pour les repas et la buvette.
Des tickets repas seront mis en place pour chaque participant au tournoi pour les repas.
Chaque représentant du BCF devra porter son polo du club ou son tee-shirt blanc, dans la mesure du possible, le jour du tournoi.
La recherche de sponsors ou de soutiens auprès d’entreprises locales serait un plus.

2.    PREPARATION DU 2EME TOURNOI INTERNE (DEGUISE) DU 26/04/2012 :
Malgré leur déguisement, les participants sont dans l’obligation formelle de porter des chaussures de sport pour participer au tournoi.
Le non-respect de cette règle entrainera une non participation au tournoi.
Un repas type « auberge espagnole » pourrait être pris pendant le tournoi, en dehors de la salle de sport, chacun amenant quelque chose.
Le président organisera le tournoi de manière similaire au dernier tournoi, aidé cette fois par un logiciel de Badminton. Il mélangera les niveaux.

3.    VENTE DES POLOS ET TEE-SHIRTS :    L’achat des polos a été validé cette semaine. Le montant total des polos 16 hommes et 15 femmes avec logo mono-couleur côté cœur et prénom dans le dos est de 782€. Un essayage pour la validation des tailles est prévu avant la fin mars.
L’achat des tee-shirts blanc avec logo couleur côté cœur est validé aussi. Le montant  total des 100 tee-shirts est de 450€.
Ces commandes nous parviendront au environ de fin avril.

4.    PASSATION DES COMPTES A KIRSTIE PROFIT :
Les comptes ont été passés à Kirstie PROFIT, trésorière du club.

5.    POINT DIVERS :
•    Le club a acheté des filets pour un montant de 175 Euro. Une commande de sangles
d’accrochage a été faite pour un montant de 149.44 Euro. Une fois les sangles reçues le 22 mars 2012. Le club n’utilisera plus le matériel du gymnase.
Le matériel du club est rangé dans une armoire fermée par un cadenas, les membres du bureau ont le code. Il est bien sûr convenu que chaque membre du club devra faire attention à ce nouveau matériel.
•    Jean-Christophe SEVRIN (vice-président) se propose d’assister aux réunions  si le président ne peux pas si rendre.
•    Le souhait d’organiser une sortie familiale avant la fin de l’année est émis : bowling, resto, etc …
•    Nous avons également discuté de la prochaine saison du club, 2012/2013, plusieurs points ont été abordés :
– Pour les personnes déjà inscrites une préinscription au mois de juin pourrait-être proposée afin de leur proposer une inscription certaine.
– Un tee-shirt ou une boite de volant pourrait être compris dans le prix de la licence pour toute personne (anciens et nouveaux inscrits) avec une légère augmentation du prix de la licence.
– Participation au forum des associations en septembre.
– Organisation d’évènements importants pour 2013 afin de s’investir dans la commune : tournoi pour le Téléthon, Tournois divers dans l’année et une soirée du Nouvel An. Toute proposition ou idée venant des membres du club sera la bienvenue. Le président propose d’organiser un tournoi NC et D, junior et sénior en Double.
– Inscription du club en inter club départemental : tournoi comprenant une équipe de trois hommes et deux femmes, non fixes, environ 10 matchs dans l’année pendant les heures d’entrainement du club qui reçoit. Sachant que les personnes ne participant pas ne seront pas privées de leur entrainement.

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